Innkaupastjóri/Purchasing Manager

Starfslýsing – Innkaupastjóri

Starfsheiti: Innkaupastjóri
Deild: Innkaupa- og aðfangakeðja
Næsti yfirmaður: Framkvæmdastjóri / rekstrarstjóri
Starfshlutfall: Fullt starf

Markmið starfsins

Innkaupastjóri ber ábyrgð á innkaupastarfsemi fyrirtækisins og tryggir að hráefni, umbúðir, búnaður og þjónusta séu tiltæk á réttum tíma, í tilskildum gæðum og á hagstæðum kjörum. Starfið styður við samfelldan rekstur með því að byggja upp traust birgjasambönd, tryggja hæfilegar birgðir og vinna stöðugt að umbótum í innkaupaferlum. Einnig þarf aðilinn að vera fær um að hafa umsjón með hönnun á umbúðarmerkingum og ýmis önnur tilfallandi verkefni.

Persónulegir eiginleikar

Góð skipulags- og samningafærni.
Viðskiptalegur skilningur og kostnaðarvitund.
Nákvæmni, greiningarhæfni og athygli á smáatriðum.
Frumkvæði og hæfni til að leysa vandamál sjálfstætt.
Hæfni til að forgangsraða og vinna undir álagi.
Góð samskiptafærni og hæfni til að byggja upp sterk samstarfssambönd.
Áreiðanleiki, heilindi og hæfni til að meðhöndla trúnaðarupplýsingar.

Job Description – Purchasing Manager

Job title: Purchasing Manager
Department: Purchasing / Supply Chain
Reports to: Managing Director / Operations Director
Employment type: Full-time

Purpose of the role

The Purchasing Manager is responsible for managing the company’s purchasing activities and ensuring that materials, equipment and services are available at the required quality, price and time. The role supports uninterrupted operations by developing reliable supplier relationships, maintaining appropriate inventory levels and continuously improving purchasing processes. The person must also be capable of overseeing the design of packaging labels and performing various other tasks as required.

Personal qualities

Strong organisational and negotiation skills.
Commercially minded and cost-conscious.
Accurate, analytical and attentive to detail.
Proactive and capable of solving problems independently.
Able to prioritise and work effectively under pressure.
Strong communication and relationship-management skills.
Reliable, ethical and comfortable handling confidential commercial information.

Helstu verkefni og ábyrgð

Móta og innleiða innkaupastefnu fyrirtækisins.
Annast innkaup á hráefnum, umbúðum, búnaði, varahlutum og þjónustu.
Leita að, meta og samþykkja hæfa birgja.
Óska eftir og bera saman tilboð ásamt því að semja um verð, greiðsluskilmála, afhendingarskilmála og samninga.
Gefa út og fylgja eftir innkaupapöntunum og tryggja afhendingu á réttum tíma.
Tryggja nægilegt birgðahald án óþarfa birgða og kostnaðar.
Vinna náið með framleiðslu, gæðadeild, lager, fjármáladeild og vöruþróun.
Meta frammistöðu birgja með tilliti til gæða, verðs, áreiðanleika og afhendinga.
Annast úrlausn kvartana, vöruskorts, tafa og frávika í aðföngum.
Tryggja að keypt aðföng og birgjar uppfylli viðeigandi kröfur um gæði, öryggi, regluverk og sjálfbærni.
Greina innkaupagögn, fjárhagsáætlanir og markaðsþróun með það að markmiði að finna sparnaðartækifæri og áhættu í aðfangakeðjunni.
Þróa varabirgja og viðbragðsáætlanir fyrir mikilvæg aðföng.
Viðhalda nákvæmum innkaupagögnum, birgjaskjölum, samningum og verðupplýsingum.
Samþykkja reikninga frá birgjum og leysa úr frávikum í samstarfi við fjármáladeild.
Útbúa innkaupaáætlanir, skýrslur og lykilmælikvarða fyrir stjórnendur.
Styðja við úttektir og stöðugar umbætur á innkaupa- og aðfangakeðjuferlum fyrirtækisins.

Main responsibilities

Develop and implement the company’s purchasing strategy.
Purchase raw materials, packaging, equipment, spare parts and services.
Identify, evaluate and approve suitable suppliers.
Request and compare quotations and negotiate prices, payment terms, delivery conditions and contracts.
Issue and monitor purchase orders and ensure deliveries are received on time.
Maintain sufficient stock levels while avoiding unnecessary inventory and costs.
Work closely with production, quality, warehousing, finance and product-development teams.
Monitor supplier performance regarding quality, price, reliability and delivery.
Manage supplier complaints, shortages, delays and non-conforming materials.
Ensure that purchased materials and suppliers comply with applicable quality, safety, regulatory and sustainability requirements.
Review purchasing data, budgets and market developments to identify cost-saving opportunities and supply risks.
Develop alternative suppliers and contingency plans for critical materials.
Maintain accurate purchasing records, supplier documents, contracts and pricing information.
Approve supplier invoices and resolve discrepancies in cooperation with the finance department.
Prepare purchasing forecasts, reports and key performance indicators for management.
Support audits and continuous improvement of the company’s purchasing and supply-chain processes.

Menntunar- og hæfniskröfur

Háskólamenntun á sviði innkaupa, aðfangakeðjustjórnunar, viðskiptafræði, verkfræði eða sambærilegra greina.
Viðeigandi reynsla af innkaupum, vörustýringu eða stjórnun aðfangakeðju.
Reynsla úr framleiðslu, matvæla-, lyfja-, tóbaks- eða nikótíniðnaði eða öðrum regluvörðum iðnaði er kostur.
Sönnuð hæfni í samningaviðræðum og stjórnun birgjasambanda.
Góður skilningur á birgðastýringu, flutningum og alþjóðaviðskiptum.
Þekking á ERP- og innkaupakerfum.
Góð færni í Microsoft Excel og greiningu gagna.
Góð íslensku- og enskukunnátta í ræðu og riti; kunnátta í fleiri tungumálum er kostur.

Qualifications and experience

University degree in purchasing, supply-chain management, business administration, engineering or a related field.
Relevant experience in purchasing, procurement or supply-chain management.
Experience in manufacturing, food, pharmaceutical, tobacco, nicotine or another regulated industry is an advantage.
Proven ability to negotiate commercial terms and manage supplier relationships.
Good understanding of inventory management, logistics and international trade.
Familiarity with ERP and purchasing systems.
Strong Microsoft Excel and data-analysis skills.
Good written and spoken English; knowledge of Icelandic or additional languages is an advantage.