Skjalastjóri utanríkisráðuneytisins
Utanríkisráðuneytið auglýsir eftir þjónustulunduðum, reyndum og drífandi skjalastjóra með góða samskiptahæfni og stjórnunarfærni til sinna skjala- og gæðamálum á þjónustuskrifstofu ráðuneytisins. Verkefnin felast m.a. í yfirumsjón skjalamála, skilvirkri skjalastjórn, fræðslu og ráðgjöf til starfsfólks utanríkisþjónustunnar, verkefnastjórnun, umsýslu trúnaðarskjala, aðkomu að persónuverndarmálum, þátttöku í gæðavinnu o.fl. Skjalastjóri stýrir teymi tveggja skjalavarða, auk þess að samræma skjalavörslustörf fulltrúa á sendiskrifstofum Íslands og skrifstofum ráðuneytisins.
Leitað er að stjórnanda sem brennur fyrir upplýsingastjórnun og upplýsingatækni, sem og gæðamálum. Hann þarf að eiga auðvelt með miðla, jafnt munnlega sem skriflega, upplýsingum og leiðbeiningum um skjalamál og gæðastjórnun til notenda með mismunandi þarfir og reynslubakgrunn. Um er að ræða starf á fjölmennum og síbreytilegum vinnustað þar sem reynir á samskiptahæfni, öguð vinnubrögð, nákvæmni og jákvætt viðmót.
- Yfirumsjón og framkvæmd skjalamála, þ.m.t. umsjón með skjalakerfum, vistun, gagnaskilum, skipulagi og verklagsreglum vegna skjalakerfis.
- Samstarf við önnur ráðuneyti og Umbru, þjónustumiðstöð Stjórnarráðsins, um samræmingu skjalamála, sem og innleiðingu og þróun skjalakerfis.
- Ráðgjöf, þjálfun og fræðsla til starfsfólks um skjalastjórn.
- Leiðir þróun og umbætur á sviði skjalamála og innleiðingar nýjunga á verklagi við stafræna þróun skjalamála.
- Aðstoð við starfsfólk vegna upplýsingaleita.
- Meðhöndlun trúnaðarskjala og notkun öruggra upplýsingakerfa.
- Ábyrgð á að farið sé eftir lagareglum um skjalavörslu og skylduskil til Þjóðskjalasafns Íslands.
- Frágangur og skil rafrænna gagna og pappírs til Þjóðskjalasafns Íslands.
- Þróun notendahandbókar og verklagsreglna um skjalastjórn.
- Aðkoma að innleiðingu gæðastefnu og verklags við gæðastjórnun.
- Bakkalárgráða sem nýtist í starfi, t.d. á sviði upplýsingafræði eða sagnfræði, er skilyrði. Meistaragráða til viðbótar er kostur.
- Haldgóð reynsla af störfum við skjalastjórn er áskilin.
- Þekking og reynsla af skjalavistunarkerfum, gæðakerfum og gæðastjórnun er áskilin.
- Þekking og reynsla af stafrænu umbreytingaferli og þróun í gæða-, skjala- og upplýsingamálum er kostur.
- Reynsla af fræðslustörfum, verkefnastjórnun og teymisvinnu er mjög æskileg.
- Haldgóð þekking af persónuverndarmálum er kostur.
- Þekking á opinberri stjórnsýslu og meðferð stjórnsýslumála er kostur.
- Mjög góð tölvukunnátta sem og vilji og geta til að læra á ný tölvuforrit og örugg upplýsingakerfi er skilyrði.
- Íslenskur ríkisborgararéttur er áskilinn.
- Mjög góð íslensku- og enskukunnátta, í ræðu og riti, er áskilin.
- Viðkomandi þarf að uppfylla skilyrði um öryggisvottun hjá Ríkislögreglustjóra, sbr. reglur nr. 959/2012 bæði við upphaf ráðningar og meðan hann gegnir starfinu.
Icelandic