PERSÓNUVERNDARSTEFNA

Persónuverndarstefna Alfreðs ehf., kt. 6302170830, með lögheimili að Skólavörðustíg 11, 101 Reykjavík („Alfreð“ eða „við“).

Þú getur nýtt þér þjónustu okkar með ýmsum hætti, t.d. með því að nota snjalltækjaforritið („appið“), vefforrit eða vefsíðu okkar eða með því að biðja um aðstoð. Þegar þú notar þjónustu okkar eða veitir okkur upplýsingar um þig með öðrum hætti, t.d. þegar þú býrð til prófílinn þinn, notum við upplýsingarnar um þig til að veita þér þjónustu, bæta þjónustu okkar og svara spurningum þínum með markvissari hætti.

Þjónusta okkar er ekki ætluð börnum undir 16 ára aldri. Við vinnum ekki með persónuupplýsingar barna undir 16 ára aldri. Hafir þú ekki náð 16 ára aldri, vinsamlega notaðu þá ekki vefsíðu okkar án leyfis og eftirlits forráðamanns þíns.

Þegar þú notar þjónustu okkar er mikilvægt fyrir okkur að þú hafir fullan skilning á því hvernig og hvers vegna við vinnum með upplýsingar þínar og að þú þekkir réttindi þín.

Í þessari persónuverndarstefnu Alfreðs („stefna“) útskýrum við:

Við höfum reynt að útskýra allt á eins skýran og einfaldan hátt og unnt er, en ef þú skilur ekki einhver hugtök sem eru notuð, t.d. „persónuupplýsingar“, „IP-tala“ eða „vafrakökur“, geturðu skoðað orðalistann yfir lykilhugtök í viðauka A við þessa stefnu. Ef eitthvað er ennþá óljóst getur þú hvenær sem er haft samband við okkur með því að senda tölvupóst á alfred@alfred.is.

1. Hvaða upplýsingum við söfnum og hvernig

Upplýsingarnar sem við söfnum um notendur eru mismunandi eftir því hvort um er að ræða einstakling í atvinnuleit gegnum kerfi Alfreðs („umsækjandi“) eða fyrirtæki í leit að starfsmönnum gegnum kerfið („vinnuveitandi“).

Ef þú ert umsækjandi söfnum við eftirfarandi upplýsingum:

Sértu vinnuveitandi erum við gagnavinnsluaðilinn fyrir flestar persónuupplýsingar þínar. Í slíkum tilfellum velta slíkar upplýsingar sem við vinnum með á gagnavinnslusamningnum milli okkar og fyrirtækis þíns. Hins vegar vinnum við samt sem áður með vissar upplýsingar sem ábyrgðaraðili gagna:

2. Hvernig notum við upplýsingar sem er safnað og á hvaða lagagrundvelli?

Við notum upplýsingarnar sem við söfnum til að veita þér þjónustu okkar, einkum til að gera þér kleift að stofna aðgang að kerfi Alfreðs, nota kerfi Alfreðs með réttum hætti og veita þær upplýsingar um þig sem skipta mestu máli til að fá starfið sem þú hefur áhuga á, eða til að gera fyrirtæki þínu kleift að finna þann einstakling sem hentar best í starfið. Við notum einnig persónuupplýsingar til að viðhalda, vernda og bæta frekar kerfi Alfreðs.

Upplýsingar sem við söfnum, þ.m.t. persónuupplýsingar þínar, eru einnig notaðar til að vernda okkur og aðra notendur þjónustu okkar.

Netfang þitt kann að vera notað til að senda þér fréttabréf um þjónustu okkar, s.s. tilkynningar um fyrirhugaðar breytingar eða umbætur.

Við notum upplýsingar sem safnað er með vafrakökum til að bæta viðmót og almenn gæði þjónustu okkar. Í þessum tilgangi þetta notum við ýmsa þjónustu þriðju aðila, svo sem Google Analytics.

Lagagrundvöllur vinnslunnar á persónuupplýsingum þínum er mismunandi eftir því hvort þú ert umsækjandi eða vinnuveitandi. Sértu vinnuveitandi vinnum við með persónuupplýsingar þínar til að efna samning við þig og lagalegar skyldur okkar og til að vernda lögmæta hagsmuni okkar. Sértu umsækjandi vinnum við einnig með persónuupplýsingar þínar til að efna samning við þig og lagalegar skyldur okkar og til að vernda lögmæta hagsmuni okkar, en þar sem við miðlum persónuupplýsingum þínum einnig til annarra ábyrgðaraðila – hugsanlegra vinnuveitenda þinna – þurfum við samþykki þitt fyrir slíkri meðferð upplýsinganna. Vegna þess að grunntilgangur kerfis Alfreðs er að sjá hugsanlegum vinnuveitendum þínum fyrir upplýsingum um þig er okkur ókleift að veita þér þjónustu okkar nema þú veitir okkur samþykki þitt fyrir því að miðla upplýsingunum til þeirra.

Þú getur treyst því að ef við hyggjumst einhvern tíma nota upplýsingar um þig í tilgangi sem ekki er greint frá í þessari stefnu munum við ávallt láta þig vita fyrirfram og veita þér tækifæri til að hætta að nota þjónustu okkar.

Lögmætir hagsmunir okkar vegna vinnslu á persónuupplýsingum þínum tengjast því að geta gert eftirfarandi:

3. Hve lengi vinnum við með upplýsingar sem er safnað?

Persónuupplýsingar þínar eru aðeins geymdar og með þær unnið í þann tíma sem er nauðsynlegur í þeim tilgangi sem þeirra var aflað í. Ákveðir þú t.d. að eyða aðgangi þínum í kerfi Alfreðs munum við geyma persónuupplýsingar þínar í 30 daga til viðbótar vegna þess möguleika að þú ákveðir að endurstofna aðganginn, en að þeim tíma liðnum eyðum við persónuupplýsingum þínum.

Þegar við deilum persónuupplýsingum þínum með vinnuveitendum veitum við þeim aðgang að þeim í að hámarki 12 mánuði frá því að þú leggur fram starfsumsókn. Þegar 12 mánuðir eru liðnir frá umsókn þinni eða afturköllun á henni sér vinnuveitandinn ekki lengur persónuupplýsingar þínar.

Vinsamlega athugaðu að í sumum tilvikum kunnum við að geyma sumar persónuupplýsingar þínar í lengri tíma, einkum þegar lög krefjast þess (s.s. skattalög) eða þegar við þurfum á þeim að halda til að vernda lögmæta hagsmuni okkar (t.d. ef upp hefur komið ágreiningur milli okkar sem bíður afgreiðslu dómstóla og við þurfum upplýsingar til að sanna að þú hafir verið viðskiptavinur okkar). Í slíkum tilfellum geymum við aðeins þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar í slíkum tilgangi og eyðum þeim eins fljótt og auðið er.

4. Hver hefur aðgang að upplýsingum þínum?

Alfreð leggur mikla áherslu á vernd persónuupplýsinga og mun aldrei selja þriðju aðilum persónuupplýsingar þínar. Við miðlum persónuupplýsingum aðeins til þriðju aðila í ofangreindum tilgangi og að því marki sem nauðsynlegt er.

Eins og að ofan greinir verður persónuupplýsingum þínum deilt með skráðum umsækjendum og vinnuveitendum í kerfi Alfreðs. Sértu umsækjandi verða persónuupplýsingar þínar aðeins sýnilegar vinnuveitendum sem þú hefur sótt um starf hjá. Sértu vinnuveitandi verða persónuupplýsingar þínar aðeins sýnilegar öðrum vinnuveitendum og umsækjendum ef þú setur þær í starfsauglýsinguna.

Í þeim tilgangi að þróa og styðja við þjónustu okkar kunnum við að flytja persónuupplýsingar þínar til fastra þróunaraðila á kerfi Alfreðs:

Við kunnum einnig að flytja persónuupplýsingar þínar til skýþjónustuveitenda sem sjá um gagnasendingar milli okkar og þín, tækniþjónustuveitenda og þjónustuaðila sem veita stuðnings- og viðhaldsþjónustu, þróunaraðila okkar, lögfræðiráðgjafa okkar vegna samningsgerðar eða lausn ágreiningsmála og til ytri endurskoðunar- og skattaráðgjafa.

Við deilum upplýsingum um notkun þína á kerfi Alfreðs með þriðju aðilum sem veita okkur þjónustu í tengslum við kynningar- og markaðsþjónustu.

Við vinnum með persónuupplýsingar þínar á á landsvæði Evrópusambandsins og Evrópska efnahagssvæðisins og miðlum þeim til bandarískra samstarfsaðila okkar í samræmi við gildandi lög. Ef við miðlum persónuupplýsingum þínum til Bandaríkjanna notum við aðeins þá þjónustu sem er viðurkennd í samræmi við samkomulag Evrópusambandsins og Bandaríkjanna um flutning persónuupplýsinga (e. EU-U.S. Privacy Shield Framework) til að tryggja viðunandi stig verndar jafnvel eftir að þær eru fluttar. Viljir þú vita hvar þínar tilteknu upplýsingar eru staðsettar getur þú haft samband við okkur með því að senda tölvupóst á alfred@alfred.is hvenær sem er. Okkur er ánægja að verða við beiðni þinni.

Ef við flytjum persónuupplýsingar þínar til þriðju aðila gerum við það ávallt á grundvelli fullnægjandi samnings við viðkomandi aðila til að geta haft eftirlit með meðhöndlun þeirra á persónuupplýsingum þínum.

5. Hvernig við tryggjum öryggi persónuupplýsinga

Við leggjum áherslu á og okkur ber skylda til að tryggja öryggi persónuupplýsinga þinna. Því reynum við að gera bestu hugsanlegu varúðarráðstafanir í tengslum við upplýsingaöryggi til að koma í veg fyrir misnotkun og aðra óheimila meðferð persónuupplýsinga þinna. Til að tryggja öryggi persónuupplýsinga þinna höfum við gert eftirfarandi ráðstafanir:

6. Nýting réttinda þinna

Þú hefur eftirfarandi réttindi í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga þinna:

a) réttinn til aðgangs að persónuupplýsingum;
b) réttinn til lagfæringar;
c) réttinn til að eyða gögnum („réttinn til að gleymast“);
d) réttinn til að takmarka vinnslu;
e) réttinn til að andmæla vinnslu („andmælaréttur“); og
f) réttinn til að leggja fram kvörtun um vinnslu persónuupplýsinga.

Réttindi þín eru nánar útskýrð hér að neðan. Þú getur nýtt þér öll réttindi þín með því að skrifa okkur á alfred@alfred.is. Þú getur lagt fram kvörtun til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Rétturinn til aðgangs merkir að þú getur hvenær sem er beðið okkur um að staðfesta hvort unnið sé með persónuupplýsingar þínar. Ef svo er áttu rétt til aðgangs að öllum viðkomandi upplýsingum og að upplýsingum um í hvaða tilgangi, að hvaða marki og hverjum þær eru gerðar aðgengilegar, hve lengi við munum vinna með þær, hvort þú átt rétt á að lagfæra þær, eyða þeim, takmarka vinnslu þeirra eða andmæla vinnslunni, hvar við fengum persónuupplýsingarnar og hvort þær eru notaðar til sjálfvirkrar ákvarðanatöku, þ.m.t. til gerðar persónusniða (e. profiling).

Rétturinn til lagfæringar merkir að þú getur hvenær sem er beðið okkur að lagfæra eða bæta við persónuupplýsingar þínar, séu þær rangar eða ófullgerðar.

Rétturinn til að eyða gögnum merkir að við verðum að eyða persónuupplýsingum þínum ef (i) ekki er lengur nauðsynlegt að geyma þær í þeim tilgangi sem þeirra var aflað í eða með þær unnið, (ii) vinnslan er ólögmæt, (iii) þú andmælir vinnslunni og ekki eru fyrir hendi lögmætar ástæður fyrir vinnslunni sem ganga framar rétti þínum, (iv) okkur ber það samkvæmt lagaskyldu eða (v) þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum.

Rétturinn til takmörkunar á vinnslu merkir að þar til niðurstaða fæst um álitamál í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga þinna verðum við að takmarka vinnslu þeirra.

Andmælaréttur merkir að þér er heimilt að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna sem við vinnum með í tilgangi sem lögmætir hagsmunir okkar standa til, einkum til beinnar markaðssetningar. Ef þú andmælir vinnslu til beinnar markaðssetningar verður ekki lengur unnið með persónuupplýsingar þínar í þeim tilgangi.

Þessi persónuverndarstefna gildir frá og með 25. maí 2018.


VIÐAUKI A

SKÝRINGAR Á HELSTU HUGTÖKUM

Kerfi Alfreðs Hugbúnaður sem Alfreð hefur þróað til atvinnumiðlunar og sem hægt er að fá aðgang að annaðhvort gegnum vefsíðuna alfred.is eða Alfreð appið.
Vafrakaka Vafrakaka (e. cookie) er lítil textaskrá sem vefsíða sendir í vafra þess sem fer inn á hana og geymir í vafranum til að halda utan um vissar upplýsingar. Flestar vefsíður í heiminum notast við vafrakökur.
Tæki Með „tæki“ er átt við einmenningstölvu, miðlara/þjón eða snjalltæki, þ.m.t. spjaldtölvur.
Eldveggur Eldveggur er hluti tölvunetkerfis sem eykur öryggi umferðar um það og verndar tæki fyrir árásum.
IP-tala IP-tala er eins konar auðkenni tækis í netkerfi sem notast við IP-samskiptareglur.
Spilliforrit Spilliforrit (e. malware) er tölvuforrit sem hefur þann tilgang að ráðast inn í tölvunetkerfi og skemma það eða stela gögnum.
Persónuupplýsingar „Persónuupplýsingar“ merkir allar upplýsingar um þig sem einstakling sem við vinnum með og gætu leitt til persónugreiningar þinnar með beinum eða óbeinum hætti.
Samkomulag ESB og Bandaríkjanna um flutning persónuupplýsinga Samkomulag Evrópusambandsins og Bandaríkjanna um flutning persónuupplýsinga (e. EU-U.S. Privacy Shield Framework) miðar að því að tryggja viðunandi vernd persónuupplýsinga sem eru fluttar til Bandaríkjanna. Samkomulagið var gert að tilstuðlan framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins í samstarfi við bandarísk yfirvöld.

VIÐAUKI B

STEFNA UM VAFRAKÖKUR

1. Hvaða eru vafrakökur?

Vafrakökur eru litlar textaskrár sem vefsíður geyma í tölvunni þinni eða snjalltækjum þegar þú byrjar að nota þær. Til dæmis geta vefsíður „munað“ stillingar, óskir og aðgerðir þínar (s.s. í tengslum við innskráningu, tungumál, leturstærð og skjástillingar) svo þú þurfir ekki alltaf að endurtaka þær og auðveldara og þægilegra sé að nota síðuna.

2. Af hverju notum við vafrakökur?

Vefsíða okkar og næstum allar aðrar stórar vefsíður notast við vafrakökur til að bæta notandaviðmót sitt.

Einkum hjálpa vafrakökur:

Við notum ekki vafrakökur til að:

Nánari upplýsingar um allar vafrakökur sem við notum er að finna hér að neðan.

3. Nánari upplýsingar um vafrakökur

3.1. Vafrakökur sem tryggja að vefsíðan virki rétt

Sumar vafrakökur notum við til að tryggja að vefsíða okkar virki rétt, t.d.:

Því miður er engin leið til að komast hjá því að nota þessar vafrakökur nema að hætta að nota vefsíðuna okkar eða óvirkja alveg vafrakökur í vafranum.

3.2. Virkniþættir á vegum þriðju aðila

Eins og á flestum vefsíðum er að finna svonefnda virkniþætti frá þriðju aðilum á síðunni okkar. Til dæmis getur myndskeiðaþjónusta frá þriðja aðila verið felld inn í síðuna. Sé þessum vafrakökum eytt er það líklegt til að óvirkja slíka virkniþætti frá þriðju aðilum. Viljir þú ekki nota slíka þjónustu frá þriðju aðilum, eða ekki að við geymum vafrakökur frá þriðju aðilum í tækinu þínu, getur þú afþakkað það með því að breyta stillingum í vafranum.

Á vefsíðum okkar eru notaðar eftirfarandi vafrakökur frá þriðju aðilum:

3.2.1. Samfélagsmiðlakökur

Þær gera þér kleift að deila efni af vefsíðum okkar á samfélagsmiðlum, skrá þig inn í kerfi Alfreðs gegnum Facebook eða hafa samband við einhvern beint af vefsíðu okkar með því að skrifa honum gegnum Messenger.

Við notum:

Afleiðingar á þessu sviði í tengslum við persónuvernd eru mismunandi eftir samfélagsmiðlum og velta á persónuverndarstillingum sem þú velur á þessum miðlum.

3.2.2. Kökur sem halda utan um heimsóknatölur

Við notum vafrakökur til að taka saman tölur um heimsóknir, s.s. fjölda þeirra sem hafa farið inn á vefsíðu okkar, hvers konar tækni þeir nota (t.d. Mac eða Windows, sem hjálpar okkur að greina tilvik þar sem vefsíðan virkar ekki sem skyldi fyrir vissa tækni), hve lengi þeir eru á vefsíðunni, hvaða síður þeir skoða o.s.frv. Þetta hjálpar okkur að bæta stöðugt vefsíðuna. Þessi greiningarforrit segja okkur einnig hvaðan fólk kom inn á vefsíðuna og hvort það hafi komið inn á hana áður.

Við notum:

Nánari upplýsingar um greiningartæki frá þriðju aðilum sem við notum er að finna í kaflanum „Þjónusta þriðju aðila“.

4. Óvirkjun eða takmörkun á vafrakökum

Yfirleitt er hægt að slökkva á vafrakökum með því að breyta stillingum vafrans þannig að hann taki ekki við kökum. Sé þetta gert er það líklegt til að takmarka notkunarmöguleika vefsíðu okkar og fjölda annarra vefsíðna, vegna þess að vafrakökur eru staðalbúnaður flestra nútímavefsíðna. Áhyggjur þínar af vafrakökum kunna að tengjast svonefndum „njósnahugbúnaði“ (e. spyware). Þá skaltu athuga að í stað þess að slökkva á vafrakökum í vafranum getur þú náð sama markmiði með því að setja upp forrit sem ver tölvuna/tækið fyrir njósnahugbúnaði (e. anti-spyware) og fjarlægir sjálfkrafa vafrakökur sem eru taldar of ágengar.

Hér að neðan er að finna tengil í upplýsingar um kökustillingar í mismunandi vöfrum: